LA HISTORIA

¿Tus proyectos tienen más de 25 años?

¿Tus proyectos no son de edificios protegidos en el Catálogo del PGOUM?

¿Tus proyectos no están incorporados en las Guías de Arquitectura COAM de la Comunidad de Madrid?

 El COAM, el colegio profesional al que perteneces, el colegio que representa a los arquitectos madrileños, podría destruirlos.

 

LA PROPUESTA DEL GRUPO ADN COAM ES NO DESTRUIR NUESTRO ARCHIVO COLEGIAL

 

¿POR QUÉ?

Porque los proyectos de nuestro archivo son básicos e imprescindibles:

– Para el inicio de la labor de conservación y mantenimiento de un edificio, en especial de aquellos con más de 25 años de antigüedad;

– Para la restauración de un edificio;

– Para peritajes e informes de cara a contenciosos.

Porque son:

– El patrimonio de los colegiados que han trabajado durante años en una comunidad autónoma;

– El patrimonio de los ciudadanos, que tienen un archivo donde su arquitecto, quizá desaparecido, ha depositado el proyecto de su casa;

– NO son del COAM, son de los colegiados, de los madrilleños, de todos nosotros. EL COAM SÓLO ES SU DEPOSITARIO.

 

¿EXPURGAMOS EL ARCHIVO?

SÍ, POR SUPUESTO.

No todos los documentos contenidos en el archivo son valiosos, ni útiles, y no podemos seguir asumiendo el coste de la gestión y custodia de millones de papeles que no tienen valor ni interés para colegiados y ciudadanos.

 

¿Y CÓMO LO HACEMOS?

DE FORMA CONTROLADA Y CON CRITERIO.

– No destruyendo ni un solo proyecto de ejecución

– Seleccionando todos los proyectos básicos no ejecutados sustituidos por otros, todos los certificados de andamios, alineaciones oficiales, informes, documentación administrativa obsoleta, pliegos de condiciones, estudios de seguridad y salud, etc. para reducir sustancialmente el volumen total del archivo. Separando el grano de la paja.

Porque lo que hace ÚTIL a un documento no es ni su autor ni el valor patrimonial del edificio de que se trate, sino su CONTENIDO.

 

¿ES ESTO POSIBLE?

SÍ, POR SUPUESTO.

Desde luego no es una tarea ni fácil, ni rápida. Pero los arquitectos, mejor que nadie, sabemos que el trabajo bien hecho lleva aparejado un tiempo y un coste en proporción.

 

¿ESTAMOS A TIEMPO?

CLARO QUE SÍ.

Por fortuna, el propio COAM va con retraso en sus planes, con el innecesario coste asociado que esto conlleva en el contrato suscrito con la empresa de gestión documental. Estamos a tiempo de racionalizar los criterios y conservar el archivo que todos queremos y necesitamos.

 

MAYO DE 2018: SE ACERCA LA HORA

 

Según se nos informó en la Junta de Representantes de 20 de marzo de 2018, a finales de mayo de 2018 se enviará al Consejo de Archivos, para su aprobación, la lista de los expedientes que el COAM planea destruirEXPEDIENTES. Lo que implica la destrucción de proyectos completos.

 

SOLICITAMOS A LA JUNTA DE GOBIERNO LA REVISIÓN DE LOS CRITERIOS DE EXPURGO PARA SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR, SIN DESTRUIR DOCUMENTACIÓN VALIOSA

 

¿CUÁL ES EL PROBLEMA?

Desde la Junta de Gobierno del COAM se está promoviendo la eliminación de todos aquellos expedientes de antigüedad mayor a 25 años que no se consideren relevantes, previa labor de expurgo de los mismos.

La vigente Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en su artículo 5 establece que forman parte del Patrimonio Documental madrileño los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por, entre otros organismos e instituciones, los colegios profesionales.

El COAM, como depositario de dicho fondo documental, está obligado a su custodia y conservación, según dispone el artículo 26 de dicha ley, que prohíbe en su artículo 34 su destrucción.

LA COMUNIDAD DE MADRID NO OBLIGA A NINGÚN ORGANISMO A DESTRUIR SU ARCHIVO.

Puede que nos resulte evidente, pero parecería que el COAM quiere hacernos creer lo contrario: que prácticamente se ven obligados por ley a destruir parte de nuestro archivo. Bien al contrario, la Comunidad de Madrid fija, según establece la mencionada Ley 4/1993, los criterios de valoración, conservación, y en su caso expurgo o destrucción, de los fondos documentales. Es decir, fija unos criterios mínimos para que no se destruyan archivos de forma indiscriminada.

Qué la Comunidad de Madrid haya aprobado unas directrices a seguir para el expurgo y destrucción de expedientes, no significa que obligue al COAM a destruir nada, son unas directrices de mínimos. Es decir, esto es lo mínimo que se debe conservar en caso de querer acometer una destrucción selectiva del archivo.

Además, y muy importante, este archivo es finito y YA NO PUEDE SEGUIR CRECIENDO, pues desde el año 2005 todos los proyectos están en una base informática de Oracle.

  

CRONOLOGÍA DE LOS HECHOS
  • JUNTA DE REPRESENTANTES 22 DE DICIEMBRE DE 2015

En la Junta de Representantes de 22 de diciembre de 2015 se adopta el siguiente acuerdo:

“Iniciar las gestiones necesarias con la Comunidad de Madrid al objeto de establecer un protocolo de actuación de cara a trasladar la custodia, gestión y destrucción selectiva de los expedientes colegiales con una antigüedad superior a 25 años, diez años previstos en la LOE responsabilidad de los arquitectos y los quince establecidos para las acciones personales en el Código Civil, de conformidad con la legislación autonómica vigente en la materia.”

Esto fue aprobado por la Junta de Representantes, cierto, pero en este acuerdo se dice que se va a establecer un protocolo, no dice en ningún momento que se vaya a aprobar, sin volverlo a someter a aprobación por la Junta de Representantes, uno que conlleve la destrucción de parte del archivo colegial.

  • JUNTA DE REPRESENTANTES 30 DE MAYO DE 2017 (año y medio después)

Ante la ausencia de información, el 30 de mayo de 2017, un año y medio después, en la Junta de Representantes Pilar Pereda y Aurelio Perez, formulan una pregunta al respecto:

“Dadas las cuantías que figuran en la auditoría de cuentas anuales del COAM, referentes a transporte y custodia de los expedientes colegiales, y las partidas equivalentes de las cuentas de los años anteriores, se piden los siguientes datos:

1. Importe del contrato de la totalidad del periodo firmado y la forma de evaluación unitaria de los costes;

2. Diferencia con el contrato que lo sustituye, evaluando el mismo periodo y con los mismos parámetros;

3. Evolución del número de expedientes custodiados desde enero de 2014 y los criterios para su expurgo y destrucción en caso de haberse producido este proceso,

4. Ubicación física de los archivos y condiciones técnicas de conservación, así como si se ha producido alguna subcontratación de la custodia a otra empresa.”

En sala se comunica a los colegiados que piden la información el compromiso de preparar un informe detallado sobre el asunto.

 

  • JUNTA DE REPRESENTANTES 30 DE OCTUBRE DE 2017 (dos años después)

El esperado informe nunca se recibió. Pilar Pereda en nombre en este caso del Grupo ADN COAM vuelve a presentar la pregunta reclamando que se les envíe el informe.

El informe se recibe finalmente algún tiempo después, causando mucha más preocupación en el grupo de representantes ADN COAM.

 

  • JUNTA DE REPRESENTANTES 20 DE MARZO DE 2018

Tras el estudio del informe recibido, el Grupo ADN COAM presenta una propuesta solicitando:

“Que el COAM realice una comunicación de forma fehaciente y personalizada a todos los colegiados, mediante email personal, más anuncio en InfoCOAM y más un apartado en la Web colegial, con una antelación mínima de tres meses al inicio del proceso de eliminación, indicándoles que sus expedientes serán destruidos, la fecha del proceso, y dándoles la opción de recogerlos o de abonar los gastos de su escaneo para que el COAM siga manteniendo sus expedientes en el archivo colegial.”

Esta propuesta presentada no se aprueba, por 48 votos en contra, 20 votos a favor y 10 abstenciones.

Además en esta Junta de Representantes se informa de que con fecha 11 de abril de 2016, el COAM firma un contrato con la empresa de custodia TXT, basado en reducir el coste de custodia del archivo con la condición de hacer un expurgo selectivo del mismo.

Ese contrato incluye una penalización para el COAM, si éste no realiza el expurgo, valorada en 100.000 euros al año. Es decir, una penalización en 2017 –porque no se ha empezado el expurgo del archivo- de 100.000 euros, que al terminar 2018 pasará a ser de 200.000 euros.

Este es el verdadero motivo del expurgo, se ha firmado un contrato con otra empresa de custodia que ofrece una rebaja en base a una reducción de expedientes. Esta rebaja no es tal, puesto que parece basarse en un menor volumen de expedientes a custodiar, y eso sin tener en cuenta unas penalizaciones que la dejan muy mermada.

Se informa también de la aprobación por parte del COAM de las directrices a seguir para el expurgo y destrucción de expedientes ante el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, con fecha 7 de diciembre de 2016, (Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid el 1 de enero de 2017).

Se detalla que se conservará el 10% de todos los expedientes producidos anualmente, y obligatoriamente:

Se conservarán todos los documentos relacionados con:

–  Bienes de Interés Cultural,

–  Edificios protegidos en el Catálogo del Plan General de Ordenación Urbana de Madrid (el vigente y el avance de futuro),

–  Edificios contemplados en las Guías de Arquitectura y Desarrollo Urbano de la Comunidad de Madrid elaborado por el COAM,

–  Intervenciones de arquitectos censados en el Servicio Histórico del COAM,

–  Legados de arquitectos singulares y de renombre que cedan sus documentos al COAM.”

 

¿TUS PROYECTOS ESTÁN EN ALGUNO DE ESTOS CASOS?

Si tu respuesta es NO, y si tienen más de 25 años, el COAM podría destruirlos.

Las guías de arquitectura están obsoletas. No se han actualizado desde su publicación (Las del COAM desde 2003-2007, las de la Comunidad de Madrid desde 1991). Esto puede ocasionar que se destruya documentación de trabajos que cumplan los criterios de conservación.

 

El Boletín de la Comunidad de Madrid avisa de que:

Se pondrá en conocimiento de las distintas Administraciones Públicas afectadas las diferentes propuestas de eliminación de esta serie documental que el COAM presenta para su informe al Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid para que, antes de que se proceda a su destrucción física y si lo estiman conveniente, pasen a recoger aquellos expedientes de los que carezcan.

Comienza el proceso de destrucción. Aunque ya están aprobados por el Consejo de Archivos los criterios de expurgo, hay que aprobar los expedientes que se pueden expurgar. Estos se aprueban cada seis meses en una reunión con el Consejo de Archivos.

LA PRIMERA REUNIÓN ES AHORA, A FINALES DE MAYO.

  

MAYO DE 2018: SE ACERCA LA HORA

Si como se dijo en la Junta de Representantes de marzo de 2018, la primera reunión es inminente, a finales de mayo. Es decir, que a finales de mayo de 2018 se enviará (¿se ha enviado ya?) al Consejo de Archivos para su aprobación la lista de los expedientes que el COAM pretende destruir.

 

  • ¿CUÁLES SON ESTOS EXPEDIENTES?

 NO LO SABEMOS

 

  • ¿DÓNDE ESTÁN NUESTROS EXPEDIENTES?

 La ubicación física de los archivos es Avenida de Castilla-La Mancha, 5.A, en Cabanillas del Campo, Guadalajara, y es aquí donde los compañeros tendrían que ir a recoger sus proyectos, o en su defecto abonar los gastos de transporte a la empresa TXT.

En cuanto a los costes de escaneo, según se informó en esta Junta de Representantes, un expediente normal con veinte planos –A0 o A1-, tendría un coste aproximado por expediente, solo los planos, de 9,50 a 12,50 euros. Coste muy razonable.

 

Desde el Grupo ADN COAM hemos trabajado, trabajamos, y seguiremos trabajando para que NO SE DESTRUYA NINGÚN PROYECTO DE EJECUCIÓN.

 

SEGUIREMOS INFORMANDO

 

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Destrucción selectiva del archivo de expedientes del COAM

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