JUSTIFICACIÓN
La vigente Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en su artículo 5 establece que forman parte del Patrimonio Documental madrileño los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por, entre otros organismos e instituciones, los colegios profesionales. Y el COAM, como titular de dicho fondo documental, está obligado a su custodia y conservación, según dispone el artículo 26 de dicha ley, que prohíbe en su artículo 34 su destrucción. También establece la mencionada Ley 4/1993 que es potestad del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid fijar los criterios de valoración, conservación, y en su caso expurgo o destrucción, de los fondos documentales.
No obstante todo esto, desde la Junta de Gobierno del COAM se está promoviendo la eliminación de todos aquellos expedientes de antigüedad mayor a 25 años que no se consideren relevantes, previa labor de expurgo de los mismos. Ello podría ser constitutivo de infracción muy grave, según el artículo 44 de la Ley 4/1993, caso de hacerse sin el consentimiento y supervisión del Consejo de Archivos.
A este respecto, ya en la Junta de Representantes de 30 de mayo de 2017 se elevó una pregunta a la Junta de Gobierno, a la que no se ha recibido respuesta, que ADN COAM hace suya, reitera y amplía en los siguientes términos:
Dadas las cuantías que figuran en la auditoría de las cuentas anuales del COAM referente a Transporte y Custodia de los expedientes colegiales, y las partidas equivalentes de las cuentas de los años anteriores, se piden los siguientes datos:
1.- Importe del contrato en la totalidad del periodo firmado y la forma de evaluación unitaria de los costes.
2.- Diferencia con el contrato que sustituye, evaluando el mismo periodo y con los mismos parámetros.
3.- Evolución del número de expedientes custodiado desde enero de 2014 y los criterios para su expurgo y destrucción, en caso de haberse producido este proceso.
4.- Trámites llevados a cabo ante el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid para establecer los criterios de expurgo y destrucción de los archivos constitutivos del fondo documental del COAM.
5.- Ubicación física de los archivos y condiciones técnicas de conservación, así como si se ha producido alguna subcontratación de la custodia a otra empresa.
ADN solicita respuesta a todas estas cuestiones y propone que, si no se ha hecho ya, se realice una consulta ante el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid referente a los criterios que se deben seguir para un eventual expurgo.
Conscientes de lo gravoso que resulta custodiar y gestionar un patrimonio documental tan amplio y voluminoso, y en aras de mejorar la facilidad de acceso al mismo y de optimizar su gestión sin merma de su riqueza y amplitud, también solicitamos que se destine una partida del remanente presupuestario de 2017 a comenzar un proceso de digitalización de los fondos a través de los servicios de una empresa especializada, y que se estudie la posibilidad de acceder para este fin a algún tipo de ayuda de las que prevé la Ley 4/1993 en su artículo 35.
ACUERDO
1 Que la Junta de Gobierno del COAM dé respuesta en la Junta de Representantes a las preguntas anteriormente planteadas;
2 Qué se organice una Comisión Asesora con presencia de todos los grupos de representantes para determinar los criterios de expurgo, previa consulta ante el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid;
3 Que se destine una partida del remanente presupuestario de 2017 a comenzar la digitalización de los fondos, se soliciten presupuestos a empresas especializadas en dicha labor, y se estudie la posibilidad de acceder a ayudas para tal fin.