PROPOSICIÓN
Informar a los colegiados de forma fehaciente sobre las consecuencias derivadas del expurgo del archivo colegial dándoles la opción de abonar los gastos de su escaneo para que el COAM siga manteniendo sus expedientes en el archivo colegial, dado que el COAM no ha aceptado la propuesta de ADN de escanear los documentos relevantes de cada proyecto del archivo colegial antes de destruirlos para mantener un archivo íntegro de los expedientes, lo que además fue inicialmente aprobado en la Junta de Representantes de Diciembre de 2017.
JUSTIFICACIÓN
La vigente Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en su artículo 5 establece que forman parte del Patrimonio Documental madrileño los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por, entre otros organismos e instituciones, los colegios profesionales. Y el COAM, como titular de dicho fondo documental, está obligado a su custodia y conservación, según dispone el artículo 26 de dicha ley, que prohíbe en su artículo 34 su destrucción.
No obstante todo esto, desde la Junta de Gobierno del COAM se está promoviendo la eliminación de todos aquellos expedientes de antigüedad mayor a 25 años que no se consideren relevantes.
Esto supone un grave problema para el ejercicio profesional de muchos compañeros que no podrán consultar los expedientes de edificios de cierta antigüedad, y una pérdida importante del fondo documental de la historia de la ciudad, además de vaciar al COAM de una de sus funciones como el archivo de los documentos de una parte muy importante de los edificios de la ciudad.
ACUERDO
Realizar una comunicación de forma fehaciente y personalizada a todos los colegiados, mediante email personal, más anuncio en InfoCOAM y más un apartado en la Web colegial, con una antelación mínima de tres meses al inicio del proceso de eliminación, indicándoles que sus expedientes serán destruidos, la fecha del proceso, y dándoles la opción de abonar los gastos de su escaneo para que el COAM siga manteniendo sus expedientes en el archivo colegial.